Datenschutzerklärung

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Der Verantwortliche entscheidet allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Namen, E-Mail-Adressen).

Wir hosten die Inhalte unserer Website bei folgendem Anbieter:

Diese Website, das Mieterportal und die zugehörigen Datenbanken werden auf einem dedizierten virtuellen Server der IONOS SE betrieben. Serverstandort ist Deutschland; die Verarbeitung erfolgt gemäß der mit IONOS geschlossenen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) innerhalb der EU/des EWR. Auch der Versand unserer System-E-Mails (z. B. Anmeldecodes, Bestätigungen) erfolgt über IONOS.

Die Erfassung und Verarbeitung der Daten auf diesem Server erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung seiner Website.

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von "http://" auf "https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Keine Tracking-Tools

Wir setzen auf dieser Website keine Tracking- oder Analysetools wie Google Analytics, Matomo oder ähnliche Dienste ein. Ihre Nutzungsdaten werden nicht zu Analyse- oder Marketingzwecken erfasst oder ausgewertet.

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert.

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung bzw. Vertragserfüllung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Speicherdauer: Ihre Daten werden nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft per E-Mail an hv@capo-gmbh.de widerrufen.

Unser Mieterportal bietet Mietern die Möglichkeit, Anliegen zu melden, Termine zu vereinbaren und mit der Hausverwaltung zu kommunizieren. Für die Nutzung des Mieterportals ist eine Registrierung erforderlich.

Login und Authentifizierung

Der Zugang zum Mieterportal erfolgt über eine E-Mail-Verifizierung mittels Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA). Bei jedem Login senden wir einen sechsstelligen Verifizierungscode an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse.

Verarbeitete Daten

Im Rahmen des Mieterportals verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

• E-Mail-Adresse (für Login und Kommunikation)
• Vor- und Nachname
• Zimmerdaten (Objekt, Zimmernummer)
• Einzugs- und Vertragsdaten
• Erstellte Tickets und Kommunikationsverläufe

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die Datenverarbeitung ist erforderlich zur Erfüllung des Mietvertrages und zur Bearbeitung von mietvertraglichen Angelegenheiten.

Speicherdauer

Speicherdauer: Ihre Daten werden während der Dauer des Mietverhältnisses gespeichert. Nach Beendigung des Mietverhältnisses werden die Daten für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 6-10 Jahre) aufbewahrt und anschließend gelöscht.

Im Mieterportal steht Ihnen ein KI-gestützter Chatbot zur Verfügung, der bei Fragen und Anliegen unterstützt. Der Chatbot kann automatisch Tickets erstellen, wenn Sie ein Problem melden.

Datenverarbeitung durch Azure OpenAI

Ihre Chatnachrichten werden zur Verarbeitung an den Dienst Azure OpenAI von Microsoft übermittelt. Microsoft verarbeitet die Daten in europäischen Rechenzentren und fungiert als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Verarbeitete Daten

• Chatnachrichten und Konversationsverläufe
• Automatisch erkannte Problemmeldungen
• Session-Informationen zur Zuordnung der Konversation

Automatische Ticket-Erstellung

Wenn der Chatbot ein Problem erkennt (z.B. Reparaturanfrage, Schadensmeldung), kann automatisch ein Ticket in unserem System erstellt werden. Sie werden darüber im Chat informiert.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Der Chatbot dient der effizienten Bearbeitung von mietvertraglichen Anliegen.

Speicherdauer

Speicherdauer: Chatverläufe werden zur Dokumentation und Qualitätssicherung gespeichert und nach Abschluss des Anliegens für maximal 3 Jahre aufbewahrt.

Wenn Sie sich über das Online-Formular auf unserer Website oder per E-Mail / WhatsApp / Telefon für ein Wohnheim-Zimmer bewerben oder auf die Vormerkliste setzen lassen, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten zum Zweck der Bewerbungs-Bearbeitung.

Verantwortlicher

Zweck der Verarbeitung

Bearbeitung Ihrer Wohnheim-Bewerbung bzw. Vormerkung, inklusive Prüfung der Anfrage, Rückfragen, Übersendung von Mietvertrags-Unterlagen sowie Verwaltung der Vormerkliste.

Verarbeitete Datenkategorien

Phase 1 — Erstkontakt (Bewerbungs­formular):

• Stammdaten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, WhatsApp-Nummer, optional Geburtsdatum und Nationalität
• Studienangaben: Studiengang, Hochschule, Semester
• Wunsch-Daten: Gewünschtes Einzugsdatum, Mietdauer, Haus-Präferenz, Budget
• Sonderwünsche / Anmerkungen: freiwillige Mitteilungen aus dem Formular
• Eingangsdaten: Eingangszeitpunkt, Quelle (Formular/E-Mail/WhatsApp/Telefon)

Phase 2 — Online-Mieterselbstauskunft (nach Besichtigung & Zusage):

Nach erfolgreicher Besichtigung und Vermietungs-Zusage erhalten Sie per E-Mail einen individuellen, zeitlich begrenzten Link (Token, 14 Tage gültig) zu einem Online-Formular auf portal.studentenhaus-vs.com/selbstauskunft/<token>. Dort werden zusätzlich folgende Daten erhoben:

• Erweiterte Personendaten: Anrede, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit
• Aktuelle Wohnadresse: Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Land
• Beschäftigungssituation: Status (Student, Auszubildende:r, Arbeitnehmer:in, Selbstständige:r etc.), Beruf bzw. Studiengang, Arbeitgeber bzw. Hochschule, Studien-/Ausbildungsjahr; monatliches Nettoeinkommen ist freiwillig
• Mietverhalten (Selbstauskunft): Angaben zu Räumungstiteln, Insolvenzverfahren und eidesstattlichen Versicherungen — jeweils mit optionaler freiwilliger Erläuterung. Diese Pflichtangaben dienen ausschließlich der Bonitätsabschätzung im Rahmen der Vertrags­anbahnung.
• Notfall-Kontakt: Name, Telefonnummer und Beziehung einer Bezugsperson (z. B. Elternteil bei Studierenden) — freiwillig
• Einwilligungs-Nachweis (DSGVO-Beweissicherung): Zeitstempel der Einwilligung, IP-Adresse und User-Agent zum Zeitpunkt des Absendens — gespeichert ausschließlich zur dokumentierten Erfüllung der Nachweispflicht aus Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

Die Datenübermittlung erfolgt verschlüsselt (TLS) und ausschließlich auf eigene Server der CAPO GmbH bzw. deren EU-basierten Auftragsverarbeitern (siehe Empfänger-Abschnitt). Es findet keine automatisierte Bonitätsprüfung gegen externe Auskunfteien (z. B. SCHUFA) statt.

Phase 3 — Dokumenten-Nachreichung (nur falls erforderlich):

Sollte für den konkreten Vertrag eine Nachreichung von Identitäts- oder Einkommens­nachweisen erforderlich sein, werden Sie hierüber separat informiert. Der Upload erfolgt verschlüsselt in einem geschützten Speicherbereich. Eine zentrale Speicherung der Ausweisnummer als Identifikator findet im Sinne von § 20 PAuswG nicht statt — der Ausweis dient ausschließlich der Identitätsprüfung und wird nach Abschluss der Prüfung zweckgebunden archiviert bzw. gelöscht.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person) sowie ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse der Hausverwaltung an der ordnungsgemäßen Bewerbungs-Bearbeitung und Vormerkliste).

Empfänger / Auftragsverarbeiter

• IONOS SE (Deutschland) (Hosting der öffentlichen Website, des Mieterportals, der Datenbanken und des n8n-Workflow-Servers sowie Versand der System-E-Mails; Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, Standort Deutschland)
• Eigener n8n-Workflow-Server (Verarbeitung des Bewerbungs- und Selbstauskunfts-Webhooks)
• Microsoft Azure (Azure OpenAI Service, Data Zone EU) — sofern Bewerbungen über E-Mail oder Chatbot eingehen, kommt dort eine KI-gestützte Kategorisierung zum Einsatz; Microsoft fungiert als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO mit Verarbeitung im EU Data Boundary
• Google Ireland Ltd. / Google LLC (USA) — Terminverwaltung (Kalender-Synchronisation); übermittelt werden ausschließlich Termindaten (Terminart, Objekt und Zimmernummer, Datum/Uhrzeit), keine Mieternamen. Grundlage: EU-U.S. Data Privacy Framework + EU-Standardvertragsklauseln (Google Cloud Data Processing Addendum)

Eine Weitergabe an weitere Dritte (außerhalb der genannten Auftragsverarbeiter) erfolgt nicht.

Speicherdauer

• Bei Absage: Löschung 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens
• Bei Zusage: Übernahme in die Mietakte und Speicherung bis Vertragsende sowie für die Dauer gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (in der Regel 6–10 Jahre)
• Vormerkliste: Speicherung bis zum Abschluss der nächsten Vergaberunde, danach Löschung wie oben

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Auskunft und Löschung können Sie jederzeit formlos per E-Mail an hv@capo-gmbh.de beantragen. Es entstehen Ihnen dadurch keine Nachteile.

Freiwilligkeit

Die Angabe Ihrer Daten erfolgt freiwillig. Ohne die als Pflichtfeld markierten Angaben können wir Ihre Bewerbung jedoch nicht bearbeiten. Optionale Angaben (Nationalität, Geburtsdatum, Sonderwünsche) können Sie jederzeit nachreichen.

Unser Ticket-System dient der Erfassung und Bearbeitung von Mieteranliegen wie Schadensmeldungen, Reparaturanfragen und allgemeinen Anfragen.

Verarbeitete Daten

Bei der Erstellung eines Tickets werden folgende Daten erfasst:

• Beschreibung des Anliegens
• Kategorie und Priorität
• Fotos und Dokumentationen (falls hochgeladen)
• Objekt- und Zimmerdaten
• Bearbeitungsverlauf und Kommentare

Weitergabe an Dritte

Zur Bearbeitung Ihres Anliegens kann es erforderlich sein, Ihre Daten an beauftragte Handwerker oder Dienstleister weiterzugeben. Dies erfolgt nur im notwendigen Umfang zur Erledigung des gemeldeten Anliegens.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die Bearbeitung von Schadensmeldungen und Reparaturanfragen ist Teil unserer vertraglichen Pflichten als Vermieter.

Speicherdauer

Speicherdauer: Tickets werden bis zum Abschluss der Bearbeitung gespeichert und anschließend für einen Zeitraum von 3 Jahren archiviert, um mögliche Gewährleistungsansprüche dokumentieren zu können.

Was sind Cookies?

Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert. Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind sogenannte "Session-Cookies". Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht.

Technisch notwendige Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website erforderlich sind. Diese Cookies ermöglichen grundlegende Funktionen und sind für die einwandfreie Funktion der Website erforderlich.

Rechtsgrundlage

Technisch notwendige Cookies werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gesetzt. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Speicherung von technisch notwendigen Cookies zur technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung unserer Dienste.

Cookie-Einstellungen ändern

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit ändern. Klicken Sie dazu auf "Cookie-Einstellungen" im Footer der Website oder löschen Sie die Cookies in Ihren Browsereinstellungen.

Lokale Speicherung (Local Storage)

Neben technisch notwendigen Cookies nutzen wir die lokale Speicherung Ihres Browsers (Local Storage): Auf der Website speichern wir dort Ihre Cookie-Einstellung; im Mieterportal wird nach dem Login ein Anmelde-Token gespeichert, das für die Dauer Ihrer Sitzung Ihre Identität gegenüber dem Portal nachweist. Diese Speicherung ist für die Bereitstellung der von Ihnen ausdrücklich gewünschten Funktionen unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und kann jederzeit durch Löschen der Browserdaten entfernt werden. Es findet kein Tracking statt.

Diese Website verwendet lokal gehostete Schriftarten. Es werden keine Schriftarten von externen Servern (wie z.B. Google Fonts) geladen. Dadurch erfolgt keine Datenübertragung an Dritte beim Laden der Schriftarten.

Die verwendeten Schriftarten werden direkt von unserem Server ausgeliefert. Eine Verbindung zu den Servern von Google oder anderen externen Anbietern wird nicht hergestellt.

Terminverwaltung (Google Kalender)

Zur Koordination von Besichtigungs-, Einzugs-, Auszugs- und Reparaturterminen synchronisieren wir Termindaten mit Google Kalender, einem Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland bzw. Google LLC (USA). Übermittelt werden dabei ausschließlich Termindaten (Terminart, Objekt und Zimmernummer, Datum und Uhrzeit) – keine Mieternamen.

Soweit dabei Daten in die USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework, unter dem Google LLC aktiv zertifiziert ist, sowie ergänzend auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln, die Bestandteil des mit Google geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags (Google Cloud Data Processing Addendum) sind. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Terminvereinbarung und Vertragsdurchführung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Terminorganisation).

Kartendarstellung (OpenStreetMap)

Zur Anzeige der Lage unserer Häuser binden wir Kartenausschnitte von OpenStreetMap ein, einem Dienst der OpenStreetMap Foundation, St John's Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich. Beim Aufruf einer Seite mit eingebundener Karte werden Ihre IP-Adresse und Ihr Browser-Typ an die Server der OpenStreetMap Foundation übermittelt; dies ist technisch erforderlich, um die Karte auszuliefern. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (ansprechende Darstellung unserer Standorte). Wir setzen dabei keine Cookies und übermitteln keine weiteren personenbezogenen Daten.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen.

Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Stand: 02. Juli 2026