Datenschutzerklärung
Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Inhaltsverzeichnis
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
CAPO GmbH
Robert-Bosch-Str. 3
78073 Bad Dürrheim
Geschäftsführer: Gökhan Karatas
E-Mail: hv@capo-gmbh.de
Telefon: +49 7726 978 90 03
Der Verantwortliche entscheidet allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Namen, E-Mail-Adressen).
2. Datenschutz auf einen Blick
Allgemeine Hinweise
Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.
Datenerfassung auf dieser Website
Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?
Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt "Verantwortlicher" in dieser Datenschutzerklärung entnehmen.
Wie erfassen wir Ihre Daten?
Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z.B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular eingeben.
Andere Daten werden automatisch oder nach Ihrer Einwilligung beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z.B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs).
Wofür nutzen wir Ihre Daten?
Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden. Aktuell setzen wir jedoch keine Analysetools ein.
3. Hosting
Wir hosten die Inhalte unserer Website bei folgendem Anbieter:
Hostinger International Ltd.
61 Lordou Vironos Street
6023 Larnaca, Zypern
Hostinger ist Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten und als Auftragsverarbeiter für uns tätig. Dies entspricht unserem berechtigten Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, selbst keinen Server in unseren Räumlichkeiten vorhalten zu müssen. Serverstandort ist Europa.
Weitere Informationen zu Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeiten gegenüber Hostinger finden Sie unter: https://www.hostinger.de/datenschutzerklaerung
Server-Log-Dateien
Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:
- Browsertyp und Browserversion
- verwendetes Betriebssystem
- Referrer URL
- Hostname des zugreifenden Rechners
- Uhrzeit der Serveranfrage
- IP-Adresse
Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung seiner Website.
4. Ihre Rechte (Art. 13/14 DSGVO)
Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Sie können die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus Gründen des öffentlichen Interesses erforderlich ist.
Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO)
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Sie können verlangen, dass wir Ihnen Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übergeben.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Sie können jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einlegen.
Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO)
Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.
5. Datenerfassung auf dieser Website
SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung
Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von "http://" auf "https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.
Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.
Keine Tracking-Tools
Wir setzen auf dieser Website keine Tracking- oder Analysetools wie Google Analytics, Matomo oder ähnliche Dienste ein. Ihre Nutzungsdaten werden nicht zu Analyse- oder Marketingzwecken erfasst oder ausgewertet.
6. Kontaktformular
Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert.
Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung bzw. Vertragserfüllung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).
Speicherdauer: Ihre Daten werden nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft per E-Mail an hv@capo-gmbh.de widerrufen.
7. Mieterportal
Unser Mieterportal bietet Mietern die Möglichkeit, Anliegen zu melden, Termine zu vereinbaren und mit der Hausverwaltung zu kommunizieren. Für die Nutzung des Mieterportals ist eine Registrierung erforderlich.
Login und Authentifizierung
Der Zugang zum Mieterportal erfolgt über eine E-Mail-Verifizierung mittels Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA). Bei jedem Login senden wir einen sechsstelligen Verifizierungscode an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse.
Verarbeitete Daten
Im Rahmen des Mieterportals verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:
- E-Mail-Adresse (für Login und Kommunikation)
- Vor- und Nachname
- Zimmerdaten (Objekt, Zimmernummer)
- Einzugs- und Vertragsdaten
- Erstellte Tickets und Kommunikationsverläufe
Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die Datenverarbeitung ist erforderlich zur Erfüllung des Mietvertrages und zur Bearbeitung von mietvertraglichen Angelegenheiten.
Speicherdauer
Speicherdauer: Ihre Daten werden während der Dauer des Mietverhältnisses gespeichert. Nach Beendigung des Mietverhältnisses werden die Daten für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 6-10 Jahre) aufbewahrt und anschließend gelöscht.
8. KI-Chatbot
Im Mieterportal steht Ihnen ein KI-gestützter Chatbot zur Verfügung, der bei Fragen und Anliegen unterstützt. Der Chatbot kann automatisch Tickets erstellen, wenn Sie ein Problem melden.
Datenverarbeitung durch Azure OpenAI
Ihre Chatnachrichten werden zur Verarbeitung an den Dienst Azure OpenAI von Microsoft übermittelt. Microsoft verarbeitet die Daten in europäischen Rechenzentren und fungiert als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.
Auftragsverarbeiter:
Microsoft Corporation
Weitere Informationen zum Datenschutz bei Microsoft Azure finden Sie unter: https://azure.microsoft.com/de-de/explore/trusted-cloud/privacy
Verarbeitete Daten
- Chatnachrichten und Konversationsverläufe
- Automatisch erkannte Problemmeldungen
- Session-Informationen zur Zuordnung der Konversation
Automatische Ticket-Erstellung
Wenn der Chatbot ein Problem erkennt (z.B. Reparaturanfrage, Schadensmeldung), kann automatisch ein Ticket in unserem System erstellt werden. Sie werden darüber im Chat informiert.
Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Der Chatbot dient der effizienten Bearbeitung von mietvertraglichen Anliegen.
Speicherdauer
Speicherdauer: Chatverläufe werden zur Dokumentation und Qualitätssicherung gespeichert und nach Abschluss des Anliegens für maximal 3 Jahre aufbewahrt.
9. Ticket-System
Unser Ticket-System dient der Erfassung und Bearbeitung von Mieteranliegen wie Schadensmeldungen, Reparaturanfragen und allgemeinen Anfragen.
Verarbeitete Daten
Bei der Erstellung eines Tickets werden folgende Daten erfasst:
- Beschreibung des Anliegens
- Kategorie und Priorität
- Fotos und Dokumentationen (falls hochgeladen)
- Objekt- und Zimmerdaten
- Bearbeitungsverlauf und Kommentare
Weitergabe an Dritte
Zur Bearbeitung Ihres Anliegens kann es erforderlich sein, Ihre Daten an beauftragte Handwerker oder Dienstleister weiterzugeben. Dies erfolgt nur im notwendigen Umfang zur Erledigung des gemeldeten Anliegens.
Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die Bearbeitung von Schadensmeldungen und Reparaturanfragen ist Teil unserer vertraglichen Pflichten als Vermieter.
Speicherdauer
Speicherdauer: Tickets werden bis zum Abschluss der Bearbeitung gespeichert und anschließend für einen Zeitraum von 3 Jahren archiviert, um mögliche Gewährleistungsansprüche dokumentieren zu können.
11. Lokale Schriftarten
Diese Website verwendet lokal gehostete Schriftarten. Es werden keine Schriftarten von externen Servern (wie z.B. Google Fonts) geladen. Dadurch erfolgt keine Datenübertragung an Dritte beim Laden der Schriftarten.
Die verwendeten Schriftarten werden direkt von unserem Server ausgeliefert. Eine Verbindung zu den Servern von Google oder anderen externen Anbietern wird nicht hergestellt.
12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen.
Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.
Stand: Januar 2026